【新入社員必見】今日から使える電話対応のコツをまとめました。
どうも、くぼじゅんです。
仕事が嫌になり、逃げ場所としてこのブログを始めました。
ネガティブ思考の23歳、将来に不安を感じながら時々ブログ更新中です。
皆さんは会社で電話対応とかしていますか？新入社員や営業職の方は、おそらく電話対応が最初の難関になりますよね。
・何を話したらいいか忘れる。
・焦って自分が何を話しているか分からなくなる。
・ややこしい敬語を遣いすぎる。
・そもそもどんな会話をしたか内容を覚えていない。
僕も新人の頃はかなり苦労しました…。
電話の音が聞こえてくるだけでビクッとしていましたもん。
それでも何とか乗り越えて、今でも営業を続けています。
今日は主に新入社員の方向けに、電話対応のコツについて書いていきます。
電話対応に不安がある方にぜひ読んでいただきたいです ！
【新入社員必見】今日から使える電話対応のコツをまとめました。
●ハキハキと声を出して話す
電話対応といえば、社会人の基本中の基本のスキルです。新入社員の皆さんは入社してすぐ研修などで練習させられたのではないでしょうか？
その時、人事や講師にこんなこと言われたんじゃないですか？
「声が小さい！もっと元気よく話して！」
特に注意することが無くても、取り敢えずこう言っとけば研修っぽくなるだろｗ
的なノリでよく偉そうに仰いますよね。
僕含め、皆さんも正直イライラしながら電話対応のロープレやっていたと思いますが、
実際現場でやってみると、元気ってとても大事です。
電話は基本的に、相手の顔が見えない状態で会話します。
相手の表情が見えないと不安になり、それが緊張に繋がると思いますが、それを逆手に取りましょう。
表情が見えないのは相手も同じです。
自分も相手も声で感情を察するしかないんです。
自信がなくてもできるだけ声を出して、元気よく会話してみましょう。
自身のない声だと、何となく相手にも不安が伝わってしまうものです。
●しっかりとメモを取る
直接話している時もそうですが、ややこしい内容であればあるほど覚えておくのって大変ですよね。そのため、自分の記憶だけに頼らず大切なキーワード等はしっかりメモを残しておきましょう。
自分の仕事の案件なら忘れてしまった自分が困るだけですが、誰かに伝える必要がある時は忘れてしまったら相手にも迷惑が掛かってしまいます。
でも会話しながら文字を書くって、ちょっと難しいですよね。
そんな時は相手の言葉を自分の中で分かりやすいように言い換えたり、要約したりしてみましょう。
メモを見返しただけで会話の内容を思い出せるようになれば立派ですね。
●電話対応のコツその３ 自分の話だけをしない
電話を掛けた時にやりがちですが、自分の仕事のことだけを話しすぎないようにしましょう。自分が電話をかけているので、どうしてもその電話で相手に伝えなければいけないことがあると思います。
でも、相手からすれば一方的に話されてもすぐには理解できません。
一度に大量の情報を伝えるのではなく、こまめに呼吸を置きながら話すと良いです。
×悪い例
自分：「お世話になっております。○○の件でお電話差し上げたのですが、××が△△になりましたので、□□させていただきたいのですがいかがでしょうか。」
〇良い例
自分：「お世話になっております。○○の件でお電話差し上げたのですが…」
相手：「はい。」
自分：「実は××が△△になりまして…」
相手：「あーそうなんですね。」
自分：「はい、それでですね、この件は□□にさせていただきたいのですが…」
自分：「いかがですか？」
コツは自分だけが話しすぎないということです。
相手の反応を伺いながら、会話するといいでしょう。
●まとめ
今回は電話対応のコツについてまとめてみました。
自分自身、正直まだまだ失敗は多いです。
こういう記事を書きながら、僕も初心に帰って仕事したいですね。
それでは、今日はここまで。
またお会いしましょう。
最後にもう一記事いかがですか？
