ビジネスメールの送り方が面倒くさいので一般的なルールをまとめてみた。
雨が冷たい！寒い！まだ9月だよ！！！
どうも、くぼじゅんです。
仕事が嫌になり、逃げ場所としてこのブログを始めました。
ネガティブ思考の23歳、将来に不安を感じながら時々ブログ更新中です。
ところで、皆さんはビジネスメールで気を付けていることはありますか？
「ビジネスメールは仕事の基本！できないやつはクソ！」と思っている方や、「ビジネスマナーなんて知るか！俺がルールだ！」みたいな人もいるかもしれません。
因みに僕は、面倒くさいと思いながらも基本的なルールは守っています。送信した後にガミガミ言われるのは嫌ですからね。
今日はビジネスメールの送り方について、一般的なルールをまとめてみました。新入社員や若手社員は参考にしてみてください。
ビジネスメールの送り方が面倒くさいので一般的なルールをまとめてみた。
●件名の書き方
ポイントは3つです。
・分かりやすく簡潔に書く。
・臨機応変に【】なども使うと良い。
・タイトルは勝手に変えない。
件名はメールを受け取った時に最初に目に入る部分です。ピンポイントで分かりやすい言葉で書きましょう。営業であれば一日に100通くらいのメールを受け取るので、逐一メールを開いてチェックしない方も多いです。自分に関係ない件名の場合は、最悪読まれずごみ箱に直行の可能性もあり得ます。
しかし、内容を分かりやすくするため、件名詰め込みすぎるのも良くありません。大体20字くらいで収めるといいでしょう。
【】や『』を使って大事なところを見やすくするのも良いですね。
・【議事録】○○について
・【10/1(月)14時～】○○のお打ち合わせ
このように、【】でメールの内容をジャンル分けしたり、日時を強調すると受け手も一発で用件が把握できます。当たり前ですが、取引相手は自分とだけ仕事をしているわけではありません。あなたのメールは数ある取引相手のからの1通なのです。毎日多くのメールを受け取っている相手のことを考えて、件名を入力しましょう。
また、勝手に件名を変えるのも好ましくないといわれています。僕も去年Re:とかFw:を勝手に消して返信していました。怒られました。
件名と違う内容を書き込むのもNGです。別件は別件で新たにメールを送りましょう。
●文章の構成
基本的にメール本文は結論から書きましょう。結論とは、自分が最も伝えたい大切な内容です。大事なことは一番最初に書きましょう。
構成としては、
・結論
・理由付け
・自分の考え、提案等
などにすると読み手にも伝わりやすいです。
議事録など結果や宿題事項を明記する場合も、できるだけ最初に書きましょう。
＜決定事項＞
①
②
＜宿題事項＞
①
②
というように、見出しや番号を付けてまとめてあげると尚分かりやすいです。
マネージャークラスになると、CCに入ってくる部下のメールを最後まで逐一チェックしないようです。上司が見るのはメールの最初の部分、つまり序盤でどれだけ分かりやすく伝えられるかが重要になります。僕も自分の案件について上司から質問を受けた時、「それ、CCに入れてるじゃん…。」って思ったこともありますが、最近は少し考え方が変わりました。
メールに書いてあることを上司が聞くのは、上司がメールを読んでいないからじゃない。自分の出すメールが伝わりにくかったからだと考えるようになりました。誰にでも伝わりやすく文章を書くって、めちゃくちゃ難しいですよね。
少しでもこのブログで文章力を鍛えていきたいですね。
●社外に資料を展開する際はパスワードを付ける
お客さんの情報や、社内の情報など、confidentialな内容ばかりのビジネスメールなので資料を添付の際には必ずパスワードを付けるように言われます。もし間違えてメールを送ってしまっても、パスを付けていれば見られることはありません。面倒くさいですが、備えあれば患いなしです。やっておきましょう。
また、資料とパスワードは2通に分けて送りましょう。最高に面倒くさいですが、誤って送ってしまった時のことを考えればこんなの苦じゃありませんよね。最高に面倒くさいですが。
●まとめ
本日紹介したのは、ビジネスメールの基本中の基本、ほんの一部です。本格的に知りたい方は、「ビジネスメールの書き方」とかでググってください。
それでは、今日はここまで
またお会いしましょう。
最後にもう一記事いかがですか？
